L-01
Rechnungen und Debitoren
Wir erstellen Akonto-, Teil- und Schlussrechnungen nach Rapport oder Auftrag, mit QR-Rechnung und den richtigen Zahlungsfristen. Zahlungseingänge gleichen wir regelmässig ab, damit Sie jederzeit wissen, welche Rechnungen offen sind. Auf Wunsch erhalten Sie jede Woche eine kurze Liste der offenen Posten.
Enthalten in: Executive Proxy. Für Advanced und Bridge als Zusatz «Debitoren & Spesen» (CHF 690 pro Monat)
Das übernehmen wir
- Akonto-, Teil- und Schlussrechnungen
- QR-Rechnung und Versand per E-Mail oder Post
- Abgleich der Zahlungseingänge
- Wöchentliche Debitorenliste
Das brauchen wir von Ihnen
- Rapporte oder Angaben zum Auftrag
- Zugang zu Bexio oder Ihrer Software
- Info bei Abweichungen zum Auftrag
Freigabe
Sie bestimmen, ob Rechnungen nach Freigabe oder direkt versendet werden, zum Beispiel bis zu einem bestimmten Betrag.
L-02
Mahnwesen
Offene Rechnungen kosten Liquidität und Nerven. Wir prüfen fällige Rechnungen regelmässig, versenden freundliche Zahlungserinnerungen und danach Mahnungen nach Ihrem Rhythmus. Rechnungen mit Reklamation oder Ratenvereinbarung nehmen wir aus dem Mahnlauf. Den Entscheid über eine Betreibung treffen immer Sie.
Enthalten in: Executive Proxy. Für Advanced und Bridge als Zusatz «Debitoren & Spesen»
Das übernehmen wir
- Zahlungserinnerung und Mahnstufen nach Ihren Regeln
- Ausschluss von Reklamationen und Ratenvereinbarungen
- Telefonisches Nachfassen auf Wunsch
- Übersicht über gefährdete Forderungen
Das brauchen wir von Ihnen
- Ihre Mahnregeln (Fristen, Gebühren)
- Info zu Sonderfällen und Stammkunden
Freigabe
Mahnungen mit Gebühren und alles, was Richtung Betreibung geht, geben Sie frei.
L-03
Belege und Kreditoren
Materialrechnungen, Tankquittungen, Spesen: Sie fotografieren den Beleg oder leiten die Rechnung weiter. Wir erfassen, ordnen und legen ab. Lieferantenrechnungen prüfen wir auf Fälligkeit und bereiten sie zur Zahlung vor, damit Sie Skonto nutzen und keine Mahngebühren bezahlen.
Enthalten in: Erfassung und Ablage in allen Abos, Kreditoren ab Advanced
Das übernehmen wir
- Erfassung und digitale Ablage aller Belege
- Kreditoren prüfen und Zahlungen vorbereiten
- Skontofristen im Blick
- Spesen der Mitarbeitenden sammeln
Das brauchen wir von Ihnen
- Belege als Foto oder PDF
- Freigabe der Zahlungen im E-Banking
Freigabe
Zahlungen lösen Sie selbst im E-Banking aus. Wir bereiten nur vor.
L-04
Bankabgleich und Reporting
Wir gleichen Ihre Bankbewegungen jede Woche mit Bexio ab und ordnen Zahlungen den richtigen Rechnungen zu. Am Anfang jedes Monats erhalten Sie ein kurzes Reporting mit Umsatz, offenen Debitoren und fälligen Kreditoren. Dazu kommt in allen Abos ein wöchentlicher Statusbericht über erledigte und offene Aufgaben.
Enthalten in: Advanced, Bridge und Executive Proxy
Das übernehmen wir
- Wöchentlicher Bankabgleich in Bexio
- Zuordnung der Zahlungseingänge
- Monatsreporting am Monatsanfang
- Wöchentlicher Statusbericht
Das brauchen wir von Ihnen
- Bankverbindung in Bexio (Lesezugriff)
- Info zu Sonderzahlungen
Freigabe
Unklare Zahlungen ordnen wir erst nach Rückfrage zu.
L-05
Vorbereitung für den Treuhänder
Wir ersetzen Ihr Treuhandbüro nicht, wir machen ihm die Arbeit leichter. Monatlich oder quartalsweise übergeben wir geordnete Belege, Debitoren- und Kreditorenlisten. Das spart beim Treuhänder Zeit und damit Kosten. Im Executive Proxy bereiten wir auch Quartals- und Jahresabschluss vor, auf Wunsch zusätzlich die MWST-Abrechnung pro Quartal. Abschluss, Steuern und Löhne selbst bleiben bei Ihrem Treuhandbüro.
Enthalten in: Bridge und Executive Proxy. Quartals-MWST-Vorbereitung als Zusatz für alle Abos (CHF 390 pro Quartal)
Das übernehmen wir
- Monats- oder Quartalsübergabe an den Treuhänder
- Vollständigkeitskontrolle der Belege
- Rückfragen des Treuhänders beantworten
Das brauchen wir von Ihnen
- Kontakt zu Ihrem Treuhandbüro
- Gewünschter Rhythmus
Freigabe
Buchhaltung, Abschluss und Steuern bleiben beim Treuhänder.
L-06
E-Mail, Post und Korrespondenz
Wir sortieren Ihre geschäftliche Mailbox, beantworten Routineanfragen in Ihrem Namen und leiten Wichtiges direkt an Sie weiter. Papierpost digitalisieren wir auf Wunsch über eine digitale Postbox. Schreiben an Kunden, Lieferanten oder Behörden bereiten wir vor.
Enthalten in: Digitale Postbox in allen Abos, E-Mail-Bearbeitung ab Bridge
Das übernehmen wir
- Posteingang sortieren und beantworten
- Digitalisierung der Papierpost
- Briefe und Schreiben vorbereiten
- Weiterleitung von Dringendem per Telefon oder Nachricht
Das brauchen wir von Ihnen
- Zugang zur geschäftlichen Mailbox
- Regeln, was wir selbst beantworten dürfen
Freigabe
Bei allem Neuen oder Heiklen fragen wir nach, bevor wir antworten.
L-07
Telefonservice
Während Sie auf dem Dach stehen oder unter dem Lavabo liegen, nehmen wir Ihr Geschäftstelefon ab. Sie erhalten eine eigene Schweizer Rufnummer oder leiten Ihre bestehende Nummer um. Wir melden uns mit Ihrem Firmennamen, notieren Anliegen, koordinieren Rückrufe und leiten Notfälle sofort weiter. Im Bridge sind bis 200 Anrufe pro Monat enthalten, im Executive Proxy bis 500, inklusive Erfassung neuer Kundenanfragen und Filter für Werbeanrufe.
Enthalten in: Bridge und Executive Proxy. Für Basic und Advanced als Zusatz (CHF 590 bzw. 790 pro Monat)
Das übernehmen wir
- Anrufannahme in Ihrem Firmennamen
- Eigene Schweizer Rufnummer
- Rückruf-Koordination und Terminvergabe
- Weiterleitung von Notfällen
- Anrufnotiz per E-Mail
Das brauchen wir von Ihnen
- Rufumleitung auf unsere Nummer
- Liste häufiger Fragen und Notfallregeln
Freigabe
Sie legen fest, welche Anrufe sofort zu Ihnen durchgestellt werden.
L-08
Termine und Einsatzplanung
Wir koordinieren Besichtigungen, Montagen und Servicetermine mit Ihren Kunden und tragen sie in Ihren Outlook- oder Google-Kalender ein. Auf Wunsch bestätigen wir Termine schriftlich und erinnern Kunden am Vortag.
Enthalten in: Bridge und Executive Proxy
Das übernehmen wir
- Terminvereinbarung mit Kunden
- Pflege des Kalenders für Sie und Ihr Team
- Bestätigungen und Erinnerungen
Das brauchen wir von Ihnen
- Zugang zum Kalender
- Regeln zu Einsatzzeiten und Pufferzeiten
Freigabe
Neue Termine sind vorläufig, bis Sie oder Ihr Team sie bestätigen, sofern Sie das so wünschen.
L-09
Rapporte und Stundenerfassung
Ihre Mitarbeitenden schicken Rapporte als Foto, Formular oder Sprachnachricht. Wir erfassen Stunden und Material auf das richtige Projekt, damit die Rechnung vollständig ist. Am Monatsende erhalten Sie eine Stundenübersicht pro Mitarbeitenden für die Lohnabrechnung beim Treuhänder.
Enthalten in: Bridge und Executive Proxy
Das übernehmen wir
- Erfassung von Stunden und Material pro Projekt
- Rapporte per Sprachnachricht
- Monatliche Stundenübersicht für die Löhne
Das brauchen wir von Ihnen
- Rapporte im gewohnten Format
- Projektnummern oder Auftragsliste
Freigabe
Unklare Zuordnungen klären wir mit Ihnen, bevor wir verbuchen.
L-10
Ferien- und Krankheitsvertretung
Sie haben eine Bürokraft, die in die Ferien geht, Mutterschaftsurlaub hat oder krank ist? Wir übernehmen wochenweise. Nach einer kurzen Einführung arbeiten wir in Ihren Abläufen weiter und übergeben danach sauber zurück.
Enthalten in: Einzeln buchbar, CHF 1'390 pro Woche plus einmalig CHF 250 Einrichtung
Das übernehmen wir
- Wochenweise Übernahme der Büroarbeit
- Einführung und Übergabeprotokoll
- Rückgabe mit Liste der erledigten Aufgaben
Das brauchen wir von Ihnen
- Einführung von etwa einer Stunde
- Zugänge für die Dauer der Vertretung
Freigabe
Die Zugänge werden nach der Vertretung wieder deaktiviert.