Mahnwesen im Handwerksbetrieb: So kommen Sie zu Ihrem Geld

Die Arbeit ist gemacht, die Rechnung verschickt, aber das Geld kommt nicht. Für einen kleinen Handwerksbetrieb sind offene Rechnungen mehr als ein Ärgernis: Sie fehlen in der Kasse, wenn Löhne und Material bezahlt werden müssen. Dieser Leitfaden zeigt, wie ein Mahnwesen nach Schweizer Recht funktioniert und wie Sie es so organisieren, dass es fast von selbst läuft.

Warum offene Rechnungen gefährlich sind

Ein Handwerksbetrieb geht oft in Vorleistung: Material wird eingekauft, Mitarbeitende arbeiten Stunden auf der Baustelle, die Löhne sind Ende Monat fällig. Bezahlt der Kunde erst nach 60 oder 90 Tagen, finanziert der Betrieb diese Zeit selbst. Bei mehreren grösseren Aufträgen kann das schnell eng werden, obwohl die Auftragsbücher voll sind.

Dazu kommt ein menschlicher Faktor. Mahnen ist unangenehm, vor allem bei Kunden, die man persönlich kennt. Also wird es aufgeschoben. Genau deshalb lohnt sich ein klarer, fester Ablauf: Er nimmt die Emotion aus der Sache und sorgt dafür, dass niemand vergessen geht.

Vorbeugen beginnt bei der Rechnung

Das beste Mahnwesen ist eines, das selten gebraucht wird. Viele Zahlungsverzögerungen lassen sich schon mit einer sauberen Rechnung vermeiden:

• Schnell fakturieren. Je kürzer die Zeit zwischen Arbeitsende und Rechnung, desto höher die Zahlungsmoral. Eine Rechnung, die drei Wochen nach dem Einsatz eintrifft, hat beim Kunden keine Priorität mehr.
• Ein klares Zahlungsziel nennen. Schreiben Sie ein konkretes Datum auf die Rechnung, zum Beispiel «zahlbar bis 30. November 2026», statt nur «30 Tage netto». Warum das rechtlich wichtig ist, lesen Sie im nächsten Abschnitt.
• QR-Rechnung verwenden. Mit dem QR-Code bezahlt der Kunde in wenigen Sekunden im E-Banking, ohne Referenznummern abzutippen. Eingänge lassen sich dank Referenz automatisch zuordnen.
• Akontozahlungen vereinbaren. Bei grösseren Aufträgen sind Teilzahlungen nach Baufortschritt üblich. Sie senken das Risiko und verbessern die Liquidität.
• Mahngebühren vorher regeln. Mahngebühren dürfen Sie nur verlangen, wenn sie vereinbart sind, etwa in Ihren AGB oder den Zahlungsbedingungen auf der Auftragsbestätigung.

Wann ist der Kunde im Verzug?

Das Obligationenrecht unterscheidet zwei Fälle (Art. 102 OR):

• Mit festem Verfalltag: Steht auf der Rechnung ein bestimmtes Datum, gerät der Kunde mit Ablauf dieses Tages automatisch in Verzug. Eine Mahnung ist dafür nicht nötig.
• Ohne festen Verfalltag: Steht nur «zahlbar innert 30 Tagen», braucht es grundsätzlich eine Mahnung, damit der Verzug eintritt.

Ab Verzug schuldet der Kunde einen Verzugszins von 5 Prozent pro Jahr (Art. 104 OR), auch ohne besondere Vereinbarung. Bei einer offenen Rechnung über CHF 4'000 sind das rund 55 Rappen pro Tag. Der Betrag ist klein, aber der Hinweis darauf in der Mahnung zeigt, dass Sie Ihre Rechte kennen.

Ein konkretes Zahlungsdatum auf der Rechnung kostet nichts und erspart Ihnen später eine Mahnstufe.

Mahnstufen in der Praxis

Das Schweizer Recht schreibt nicht vor, wie oft Sie mahnen müssen. Drei Stufen haben sich aber bewährt, weil sie freundlich beginnen und konsequent enden:

Stufe 1: Zahlungserinnerung

Etwa 5 bis 10 Tage nach Fälligkeit. Freundlich im Ton, ohne Gebühren, mit der Rechnung im Anhang. Oft ist die Rechnung schlicht untergegangen. Ein Satz wie «Vielleicht ist unsere Rechnung in der Hektik untergegangen» lässt dem Kunden das Gesicht wahren.

Stufe 2: Erste Mahnung

Etwa 14 Tage nach der Erinnerung. Sachlich, mit neuer Zahlungsfrist von 10 bis 14 Tagen und, falls vereinbart, einer Mahngebühr. Jetzt lohnt sich zusätzlich ein kurzer Anruf: Vielleicht gibt es eine Reklamation, von der Sie nichts wissen, oder der Kunde hat ein vorübergehendes Liquiditätsproblem und schlägt eine Ratenzahlung vor.

Stufe 3: Letzte Mahnung

Mit kurzer Frist und dem klaren Hinweis, dass Sie nach Ablauf die Betreibung einleiten. Diese Ankündigung wirkt oft schon für sich. Wichtig ist, dass Sie sie dann auch umsetzen, sonst verliert Ihr Mahnwesen an Glaubwürdigkeit.

Rechnungen mit offener Reklamation oder vereinbarter Ratenzahlung gehören übrigens nicht in den automatischen Mahnlauf. Nichts verärgert einen Kunden mehr als eine Mahnung für eine Rechnung, über die gerade verhandelt wird.

Wenn nichts mehr hilft: die Betreibung

In der Schweiz können Sie eine Forderung ohne Gericht über das Betreibungsamt geltend machen (SchKG). Der Ablauf in Kürze:

1. Sie reichen beim Betreibungsamt am Wohnsitz oder Sitz des Schuldners ein Betreibungsbegehren ein, heute auch online. Dafür leisten Sie einen Kostenvorschuss, den Sie bei Erfolg vom Schuldner zurückfordern können.
2. Das Amt stellt dem Schuldner einen Zahlungsbefehl zu.
3. Der Schuldner kann innert 10 Tagen Rechtsvorschlag erheben. Tut er das nicht, können Sie die Fortsetzung der Betreibung verlangen.
4. Erhebt er Rechtsvorschlag, müssen Sie ihn beseitigen lassen, je nach Beweislage über die Rechtsöffnung oder eine Klage.

Viele Kunden zahlen bereits nach Erhalt des Zahlungsbefehls, weil ein Betreibungsregistereintrag unangenehme Folgen hat, etwa bei der Wohnungssuche. Trotzdem ist die Betreibung ein unternehmerischer Entscheid, der die Kundenbeziehung meist beendet. Wägen Sie ihn bewusst ab.

Verjährung und Bauhandwerkerpfandrecht

Für Handwerksbetriebe gelten zwei Besonderheiten, die viele nicht kennen:

Kürzere Verjährung. Forderungen aus Handwerksarbeit verjähren bereits nach fünf Jahren, nicht nach den allgemeinen zehn (Art. 128 Ziff. 3 OR). Wichtig: Eine gewöhnliche Mahnung unterbricht die Verjährung nicht. Das tun nur eine Schuldanerkennung des Kunden, eine Betreibung oder eine Klage (Art. 135 OR). Alte offene Posten sollten Sie deshalb nicht einfach liegen lassen.

Bauhandwerkerpfandrecht. Wer auf einem Grundstück Material und Arbeit geleistet hat, kann zur Sicherung seiner Forderung ein Pfandrecht im Grundbuch eintragen lassen (Art. 837 ZGB). Die Frist ist kurz: Der Eintrag muss spätestens vier Monate nach Vollendung der Arbeiten erfolgen. Bei grösseren Bauaufträgen mit zahlungsunsicheren Bauherren lohnt es sich, diese Frist im Blick zu behalten und früh eine Fachperson beizuziehen.

Checkliste für ein funktionierendes Mahnwesen

• Rechnung innert weniger Tage nach Arbeitsende versenden
• Konkretes Zahlungsdatum und QR-Code auf jeder Rechnung
• Mahngebühren und Akontozahlungen in AGB oder Auftragsbestätigung regeln
• Offene Posten mindestens einmal pro Woche prüfen
• Feste Mahnstufen mit Fristen und Textvorlagen definieren
• Reklamationen und Ratenvereinbarungen aus dem Mahnlauf nehmen
• Bei Stufe 2 zusätzlich telefonisch nachfassen
• Verjährung (5 Jahre) und Frist für das Bauhandwerkerpfandrecht (4 Monate) im Blick behalten

Ein solcher Ablauf lässt sich gut auslagern oder teilweise automatisieren. Bexio kennt Mahnstufen, und mit einer Automatisierung können überfällige Rechnungen täglich geprüft und Erinnerungen als Entwurf vorbereitet werden. Die Entscheidung über Gebühren und Betreibung bleibt bei Ihnen.

Quellen und weiterführende Links

• Obligationenrecht (OR), Art. 102, 104, 128, 135
• Zivilgesetzbuch (ZGB), Art. 837
• Bundesgesetz über Schuldbetreibung und Konkurs (SchKG)

Dieser Artikel ersetzt keine Rechts- oder Treuhandberatung. Stand: Oktober 2026.

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